采购业务是每个企业的日常业务之一。总的来说,一个完整的采购流程是由6个业务组成的。这6个业务分别是:
1、 发“采购定单”给供应商
2、 收到采购物品时制作“采购进货单”
3、 发生退货时,制作“采购退货单”
4、 定期和供应商对账
5、 对账并收到供应商发票时制作“应付款单”
6、 付款时制作“付款单”
为确保采购业务能够顺利进行,快速掌握采购业务的操作,下面为大家介绍在龙特云ERP中是如何实现这些业务流程的。
1、发“采购定单”给供应商
当需要发采购定单给供应商时,进入《采购定单》界面,点击“新增”按钮,填写采购定单信息后保存。主要的采购定单信息有:定单制单日期、供应商、采购物品、采购数量、价格信息、要求到货日期等等(如下图)。
“采购定单”审核后可以直接通过邮件或者其它方式发送供应商。

2、收到采购物品时制作“采购进货单”
当供应商送货到达仓库时,由仓管员制作“采购进货单”。如前所述,由于是按“采购定单”采购的,所以制作“采购进货单”的时候,必须要选择对应的“采购定单”(见下图)。


还有一种情况是临时采购,并没有采购定单。这种情况可以直接在《采购进货单》界面选择物品(见下图)。

3、发生退货时,制作“采购退货单”
如果采购的物品由于质量问题等原因需要退货则可以制作“采购退货单”。此时,有两种情况。一种是退回去的物品,会要求供应商补回相应的数量的物品;另一种是不要求供应商补回相应物品,如果还需要物品,则会另外制作“采购定单”要求供应商送货。
对应前一种情况,要求供应商补进货的,在制作“采购退货单”的时候,必须选择对应的“采购进货单”(见下图),这样对应的“采购定单”将会打开,等供应商补进货的时候,选择原来对应的“采购定单”即可。

如果是后一种情况,因为不需要供应商补货。所以可以直接按物品退货,不要选择“采购进货单”(见下图)。

4、定期和供应商对账
对于月结的供应商,建议月末由财务和供应商进行对帐。
进入《应付对帐标志设置》界面,可以对采购近退货记录进行对账(见下图)。

5、对账并收到供应商发票时制作“应付款单”
一般对帐完成后,可以要求供应商开具发票(或收据)。当收到供应商发票(或收据)后,制作对应的“应付款单(见下图)。

6、付款时,制作“付款单”
当付款给给供应商的时候,制作“付款单”。“付款单”保存后,会弹出一个核销窗口,可以在这个窗口勾选这一笔付款对应的“应付款”。如果没有勾选对应要核销的应付款或者付款金额超过核销的应付款,则付款金额或者超过的部分金额将作为“预付款”(见下图)。
